大型集團年度統一採購：如何整合各部門禮品需求？

禮品王 商城網 / 2025-07-18

大型集團年度統一採購：如何整合各部門禮品需求？

禮品，看似只是企業的一項例行支出，

實則蘊藏著提升品牌形象、強化員工向心力、加深客戶關係的關鍵力量。

對大型集團而言，若能有效整合來自各部門的禮品與贈品需求，執行統一採購，

不但能降低採購成本，更能達到品質控管、風格一致、流程簡化的多重成效。

本文將從實務角度切入，探討大型企業如何在不導入複雜系統的前提下，

透過流程優化與部門協作，打造一套高效的「年度禮品整合採購方案」，

同時結合客製化禮品實戰經驗，讓您的企業在送禮這件事上展現專業與用心。

一、為什麼大型集團需要統一禮品採購？

在集團內部，不同部門常會各自發起禮品採購需求，例如：

人資部門：員工節慶禮盒、尾牙抽獎品

行銷部門：品牌推廣活動所需贈品

公關部門：拜訪媒體與協力廠商的小禮

業務部門：客戶經營或展場活動使用的客製化禮品

如果這些需求分別由部門獨立採購，容易造成以下問題：

重複購買相似產品，預算浪費

設計風格不一致，品牌形象分裂

缺乏品項統籌與交期管理，容易延遲

小量採購導致價格高、不易談到優惠條件

統一採購的最大優勢，是能夠「合併需求、壓低單價、規劃長遠」，

讓每一分禮品預算發揮最大效益。

二、第一步：盤點各部門需求與用途

在進入整合流程前，首要工作是釐清需求。

這並不複雜，您只需要一份清單與簡單的跨部門協調：

1. 回顧過去一年採購紀錄

從請購單、對帳紀錄、採購資料中整理出每個部門曾經採購過的禮品品項、數量、單價與用途。

2. 與部門窗口初步訪談

針對即將到來的一年，各部門可能會需要哪些禮品？

是否可接受共享某些通用品項？是否有特殊的送禮場景？這些資訊將有助於後續整合採購的可行性規劃。

透過簡單的「盤點 + 溝通」，即可找出重複性高、具規模化潛力的禮品品項，成為後續統一採購的核心選擇。

三、制定三層次禮品策略：統一與彈性兼顧

在整合禮品採購的過程中，務必同時兼顧統一性與部門的個別需求。建議依照使用情境與規模，分為三大類處理：

【1】通用標準禮品（Core Gift）

例如中秋禮盒、品牌筆記本、保溫瓶、帆布袋等，

每年固定贈送，品項與包裝可標準化，適合一次大量採購。

建議設計具有企業標誌的統一風格，提高識別度與專業感。

【2】部門專屬贈品（Custom Gift）

針對行銷、業務、公關等部門特殊用途，

可預留「客製化禮品」空間，如展場紀念品、客戶拜訪贈品，

彈性調整印刷內容或小量客製設計。

【3】彈性備品選單（Optional List）

準備一份全年適用的「禮品備用名單」，

例如節能小家電、多功能手機配件、文創商品等，

供各部門根據臨時需求彈性挑選，再由採購統一下單。

這種分層設計可讓採購更有架構，避免通通客製導致流程複雜，

同時保留一定彈性空間供部門應變。

四、簡化採購流程：靠制度與表單即可運作

即使不導入複雜的禮品管理系統，大型企業仍能透過簡單但有效的方式整合流程：

 1. 設立年度預報機制

每年年初，由各部門填寫「年度預估需求表」，

說明預計使用的禮品品項、數量與預算時程，由採購中心彙整規劃。

2. 設立統一詢價窗口

集中與禮品供應商洽談，避免多頭報價混亂；

同時採購能透過大宗詢價獲得更優惠的客製化價格與更穩定的交期。

3. 簽核流程分級化

針對不同價位設計簡化的簽核制度，

例如 3,000 元以下由部門主管核可、5 萬元以上需送高階審核，兼顧效率與風險控管。

4. 整合出貨與驗收計畫

統一安排出貨時程，可選擇一次配送或分批出貨；

出貨後由各部門窗口進行簡單驗收即可，減少流程阻塞。

簡單的表單制度與採購節奏安排，就能讓整個禮品作業變得清晰、流暢又可預測。

五、實例分享：電子製造企業的禮品整合實戰

某大型電子製造企業，員工超過 3,000 人，原本各部門獨立採購禮品，導致：

相似品項被重複購買，庫存堆積

品質與樣式落差，導致員工反彈

採購成本無法壓低，年度預算經常超支

後來他們委託「禮品王」協助整合，採取以下策略：

每年初彙整各部門需求，集中設計三款企業標準禮品

中秋、年終等固定節日改採統一款式禮盒，搭配企業標誌包裝

客製化需求由各部門填表提交，由採購中心統一與供應商協調

一年後，該企業整體禮品支出下降約 25%，並成功在集團內部建立起「標準化禮品系統」，大幅提升效率與部門滿意度。

結語：讓禮品成為品牌力的延伸，而非成本壓力

企業送禮，不只是把東西送出去，

更是傳遞企業形象、展現品牌文化、維繫關係的重要手段。

對大型企業而言，建立一套有規劃、有制度、又能兼顧彈性的禮品整合採購流程，

是提升內部效率與對外專業度的最佳做法。

即使不倚賴系統軟體，只要前期規劃完整、流程設計合理，

加上與有經驗的客製化禮品供應商合作，就能讓每一份禮品發揮價值，讓每一筆預算投資得其所。

想進一步了解企業級禮品整合如何規劃？

歡迎聯繫 禮品王，提供您一站式的客製化禮品建議與大宗採購解決方案！

如果您正在為企業挑選下一批禮品贈品，透過專業的客製設計，為您的品牌打造高質感形象。

不妨選擇【禮品王】，讓我們成為您值得信賴的行銷夥伴！

立即洽詢｜服務專線：02-2511-8311 分機218

官方網站：www.bestgift.com.tw

客製諮詢信箱：service@bestgift.com.tw

延伸閱讀：選擇完美客製化贈品的全攻略

上一篇:選擇完美客製化贈品的全攻略